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Organize a sua vida e as suas tarefas “like a pro”

“A cada dia que passa o dia parece ter menos horas”, essa frase ou suas variantes já virou clichê, mas o sentido delas é cada vez mais verdadeiro. Organizar tarefas pode ser muitas vezes a mais complicada das tarefas… e pra mim, se não anoto, aquilo não existe. Sabendo disso, há tempos procuro uma solução que atenda minha necessidade de organizar as tarefas do dia a dia “like a pro”, e enquanto não encontrava, eu ia me virando com algumas delas.

Já testei diversos métodos, softwares e aplicativos, e sempre encontrava ótimas soluções, mas como não era algo personalizado, alguns aspectos mais me atrapalhavam do que ajudavam e no final eu acabava abandonando aquela solução.

Enviar e-mails para você mesmo, notas no celular, lembretes no calendário são as mais rústicas das soluções testadas e até usadas por algum tempo. E claro, as mais modernas e completas: Any.doWunderlistTodoistEvernote também foram testadas. Elas são ótimas e talvez até sirva para você… mas nenhuma se encaixou no meu dia a dia como esperado, por mais completa que sejam…

Opções que vale testar

Usando estas soluções percebi que cada tarefa nem sempre é tão simples para ser resumida a uma linha, ou uma frase. Uma tarefa pode exigir mais informações sobre ela, pode até necessitar ser feita em etapas, por exemplo. Existem as tarefas simples e as tarefas que podemos chamar de “não-simples”, descobri que enxergo estas em forma de mapa mental. Confuso? Claro que não, vou explicar…

Comprar pão é uma tarefa simples, certo? Uma tarefa que não exige mais informações sobre ela… Uma linha para mim resolveria 😉
Agora um exemplo de tarefa “não-simples” do meu dia a dia: Preparar apresentação palestra. Eu preciso anotar esta tarefa, e de cara já preciso colocar um deadline, ou seja, um prazo final para cumprí-la. Além disso, seria legal poder anotar junto com esta tarefa, qual o tipo de público estará presente, qual o tipo de evento e mais dados que ajudem na hora de preparar a apresentação. Nem sempre uma tarefa como esta pode ser executada de uma só vez, muitas vezes separo um tempo do meu dia para ir trabalhando nela. Além disso, antes mesmo de eu começar a preparar a apresentação, podem ir surgindo novas ideias e referências, então preciso poder ir anotando tudo isto junto com esta minha tarefa. Ufa…

Chegou a hora de deixar de cuidar do urgente e começar a cuidar do importante.

Prioridades… é preciso organizar as tarefas de acordo com prazos e importância. A tarefa Comprar pão tem que ser hoje, mesmo que ela seja menos importante que Fazer compras, por exemplo. Então não basta ter uma lista única, é preciso quebrar a lista de tarefas de alguma maneira mais inteligente, digamos assim. E para achar uma solução me inspirei em uma metodologia de projetos que usamos no AppTicket chamada Scrum. Isto mesmo, nada melhor para organizar suas tarefas do que utilizar um método que serve adivinha para quê? Organizar tarefas em projetos. É simples, não precisamos entrar nos detalhes da metodologia ou coisa assim.

O resultado então de todos estes testes e tentativas para organizar minhas tarefas de uma maneira mais completa mantendo a simplicidade, foi associar um serviço online chamado Trello com a metodologia Scrum, fazer alguns ajustes e pronto:

Trello + Scrum

Para começar a usar basta criar uma conta gratuita no Trello, que aliás agora tem versão em português, criar 4 listas chamadas Backlog (Tarefas), Sprint (Semana), In Process (Hoje) e Done (Feito) e pronto! Você está pronto para dominar sua vida 😉

Na prática funciona assim:

Cada tarefa é um card, que pode ser arrastado para qualquer lista a qualquer momento. Sempre que surge uma tarefa que preciso executar, incluo ela na lista Backlog e de acordo com as prioridades e prazos vou selecionando o que farei naquela semana (Sprint). Todo dia quando acordo, olho o que tem para ser feito naquela semana e arrasto para a lista In Process o que pretendo entregar naquele dia, sempre considerando prioridades e prazos. Ao concluir a tarefa, arrasto ela para Done. Criando este hábito fica quase impossível esquecer de algo que precisa ser feito.

Para enriquecer ainda mais a sua organização, em cada tarefa você pode incluir uma descrição, uma data como prazo, criar um checklist, que aliás é bem útil como mencionei acima para tarefas que podem ser feitas por partes, incluir anexos relacionados, fazer anotações… enfim… tudo o que você precisa para se organizar e não perder nenhum detalhe.

Vamos a um exemplo rápido:

Estou entrando em uma reunião e lembro de um cliente que não falo há um bom tempo. Ao invés de simplesmente pensar: “Poh, faz tempo… preciso ver como ela tá” e esquecer disso nos primeiros 10 minutos da reunião, eu já crio um card na lista Backlog…

…e quando eu for organizar minha semana posso priorizar esta atividade movendo este card para a lista Sprint (semana) e no dia que eu for de fato mandar o e-mail para o Luiz, simplesmentes arrastar o card para In Process (Hoje).

Este é um exemplo simples, mas imagina quantos tipos de tarefas é possível organizar anexando imagens, por exemplo? Viu algum anúncio interessante para você em uma revista? Tira foto e cria um card. Um amigo comentou sobre um livro ou filme super interessante, criar um card. Prometeu enviar um link de um post super legal que você leu sobre organização de tarefas para um colega, cria um card. Assim nada será esquecido 😉

Pode parecer complexo, mas no segundo dia você já estará acostumado com os “arrasta e solta” das atividades e com certeza terá uma vida muito mais organizada e entregas ainda mais ricas.

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